Meldingen van evenementen via het digitaal evenementenloket
Aanvraag indienen
Plan je een evenement dat:
- plaatsvindt op het openbaar domein
OF - publiek* toegankelijk is
OF - vergunningen vereist (geluidsafwijkingen, schenken van sterke dranken ...)
Dan ben je als organisator verplicht toestemming te vragen aan de gemeente via onderstaand formulier in het digitaal evenementenloket.
* Een bijeenkomst is publiek toegankelijk als om het even wie wordt toegelaten:
- ofwel helemaal vrij toegankelijk;
- ofwel tegen betaling van een bedrag aan de ingang;
- ofwel op voorlegging van een uitnodiging of toegangskaart, wanneer die verspreid of verkocht werd zonder enige selectie, aan iedereen die erom vroeg;
- ofwel met een uitnodiging die geen individueel karakter heeft, of zonder naamsvermelding;
- ofwel met een uitnodiging die in de (sociale) media is verschenen en voor iedereen bestemd is;
- ofwel omdat er aan de ingang geen enkele controle is op de personen die binnenkomen.
Deze toelating geldt dus niet voor privébijeenkomsten zoals bijvoorbeeld een lentefeest, trouwfeest, ledenfeest van een vereniging of wekelijkse interne werking van een vereniging. Tijdens ieder evenement wordt het publiek of privékarakter van de bijeenkomst beoordeeld op basis van de bovenstaande criteria.
Heb je vragen of twijfels, contacteer dan gerust de dienst Evenementen.
Wanneer moet je de aanvraag indienen?
- Minstens 6 weken voor een evenement met < 500 personen
- Minstens 12 weken voor een evenement met > 500 personen
Dienst Evenementen heeft deze tijd nodig om elk dossier grondig te bekijken, de nodige adviezen te verlenen en een toelating te vragen aan het schepencollege. Dit geeft hen ook de kans om tijdig de organisatoren te contacteren, een overleg in te plannen en de nodige diensten te betrekken.
Hoe aanvragen?
Vul het digitaal evenementenloket in.
Aanvraag indienen
Afhandeling?
Het dossier wordt pas voor advies doorgestuurd nadat alle documentatie en informatie volledig is.
Zodra de nodige positieve adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating van de dienst Evenementen via het digitaal evenementenloket.
Je kan het dossier van je evenement op elk moment raadplegen via https://grimbergen.flowlab.be/. Via deze weg kan je adviezen, de status van je dossier, en de datum waarop je dossier op het college komt bekijken.
Tip:
Voor praktische raadgevingen verwijzen we je graag door naar de website www.ikorganiseer.be.
Ontdek het digitaal evenementenloket in dit filmpje
We leggen jou stap voor stap uit hoe het werkt.
