1. Bescherming van persoonsgegevens
Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers / cliënten / bewoners woonzorgcentrum omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.
2. Tot wie kan je je wenden met vragen?
Het gemeentebestuur Grimbergen, Prinsenstraat 3 te 1850 Grimbergen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gemeentelijke activiteiten. Het OCMW-bestuur, Verbeytstraat 30, 1853 Grimbergen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de OCMW-activiteiten. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.
Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van jouw gegevens, kan je je in de eerste plaats wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming.
Het bestuur heeft Jasper Declercq- Informatieveiligheid/DPO-medewerker Haviland, aangesteld als functionaris voor gegevensbescherming .
Je kan hem bereiken per mail via privacy@grimbergen.be of per brief aan DPO gemeentebestuur Grimbergen, Prinsenstraat 3 te 1850 Grimbergen.
In tweede instantie kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC), Koning Albert II Laan 15 bus 149 te 1210 Brussel (mail naar contact@toezichtcommissie.be).
3. Voor welke doeleinden worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
Ons bestuur verwerkt jouw persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente / het OCMW / het woonzorgcentrum te kunnen uitvoeren.
De gemeente verwerkt jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur jouw gegevens om interesseprofielen ('profiling') aan te maken, zonder dat je hiervoor jouw toestemming geeft.
Camerabewaking
Het gemeentebestuur [en het OCMW en het wzc] Grimbergen maakt gebruik van cameratoezicht op haar locaties en in haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de gemeente Grimbergen tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt.
4. Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens 'ontvangen' (inkijken, aanpassen, beheren)?
De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot jouw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst Bevolking en de dienst Ruimtelijke ordening verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW-cliënten. Ook binnen de OCMW-diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend.
Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur een beroep op 'verwerkers'. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn: ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt, intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijk beleid te helpen uitvoeren (vb. i.k.v. woonbeleid) …
Het bestuur stelt met deze verwerkers een 'verwerkersovereenkomst' op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.
5. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?
Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen, of wij verkrijgen jouw gegevens via andere overheden. Onze gemeente is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe 'only once'. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.
In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.
Op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit kan je nagaan bij welke machtiging ons bestuur is aangesloten: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. In het zoekveld rechtsboven kan je de naam van de gemeente ingeven.
6. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Jouw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden, indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.
7. Wat zijn jouw rechten?
Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kan je de algemeen directeur (gemeentebestuur@grimbergen.be) contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je hebt het recht om:
- gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie),
- jouw gegevens te (laten) wissen,
- de verwerking van jouw gegevens te beperken,
- bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens,
- jouw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
7.1 Recht op intrekken toestemming
Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
7.2 Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens of je hebt inbreuken vastgesteld, kan je je wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
TEL: +32 (0)2 274 48 00
FAX: +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
8. Rechtsgrond voor de verwerking van jouw gegevens
De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.
De gemeentelijke en OCMW-doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan
het bijhouden van het bevolkingsregister, uitleveren van rijbewijzen, verlenen van vergunningen, verlenen van subsidies, innen van retributies en GAS-boetes, het uitkeren van een leefloon, het verlenen van hulp aan vreemdelingen, het oprichten van lokale opvanginitiatieven, het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen, het verlenen van hulp aan daklozen …
Indien het bestuur op basis van wetgeving jouw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van jouw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van jouw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om jouw toestemming te geven.
Indien jouw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan jou gevraagd worden. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn: zaalverhuur, verkoop tickets voor het cultuurcentrum, beheer inschrijvingen voor sportkampen, inschrijven in een elektronische nieuwsbrief …
Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van jou, jouw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal je actief moeten aanvinken dat je akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat je actief 'aanvinkt' akkoord te gaan met de verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) jouw gegevens worden opgevraagd.
Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). Je kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.